L'organisation pour les petits nenfants : la maîtrise des activités.

Résumé des épisodes précédents : Les activités professionnelles coûtent de l’argent et dans tous les cas, c’est le client ou l’usager qui payent. Aussi, devons-nous être performants et apporter à nos prestations la plus grande valeur ajoutée possible. Pour cela, il fait identifier les risques de mal faire afin d’agir là où il y a des faiblesses dans l’organisation.

Lorsque les risques de problème, de dysfonctionnement ou de non-conformité sont identifiés pour chacune des prestations de notre organisme, nous devons mettre en œuvre des dispositions de maîtrise pour celles qui montrent un niveau inacceptable. Il y a deux manières complémentaires de réduire les risques dans une activité. La première étant de maitriser les compétences et les savoir faire et la seconde de contrôler avant de livrer. Imaginons, pour parler plus clairement, que vous deviez rédiger un courrier et l’envoyer à un destinataire quelconque. Si vous ne savez pas mettre deux mots l’un derrière l’autre sans faire une faute d’orthographe, si vous ne maitrisez pas la grammaire, la syntaxe, le vocabulaire, il y a de fortes probabilités que votre courrier ne soit pas conforme à ce qui doit être fait en pareil cas. La première façon de maitriser ce travail est donc de le faire exécuter par une personne compétente. Si de plus, cette tâche est complexe et demande une mémoire étendue ou nécessite un mode opératoire rigoureux, peut être faudra-t-il alors disposer d’une procédure documentée, d’une bonne pratique formalisée afin qu’il n’y ait pas de risque d’oubli d’un détail important conditionnant le bon résultat attendu.
Cette manière d’agir, il conviendra alors de l’étendre, de la déployer dans toutes les composantes de l’organisation, dans tous les processus, dans toutes les fonctions, dans tous les services afin que chacune de ces composantes agisse comme une micro entreprise. Chaque composante doit livrer des prestations conformes aux attentes des clients internes ou externes.
Pour la seconde, nous verrons la semaine prochaine.

Prévenant, non ?