Audits internes : la culture de l'efficience

Dans les activités à caractère social ou culturel, la notion de performance n’est pas encore tout à fait intégrée. Cela peut se traduire lors des audits par une demande de moyens supplémentaires qui semblent justifiés mais qui, après examen peuvent s’avérer non nécessaires. Par exemple cette histoire vécue dans un service qui s’occupe d’agrément des AMAT (Assistantes Maternelles). Ce sont des assistantes sociales qui traitent les dossiers d’agrément. La conjoncture économique difficile génère une augmentation des demandes et les personnels du service n’arrivent pas à faire face à ce surcroit de charge. Par conséquent, ils sollicitent de leur hiérarchie des ressources supplémentaires de professionnels, demande qui n’est pas satisfaite en raison des resserrements de budgets. Cette situation resurgit lors des entretiens d’audits :
- Nous manquons de moyens !
Or au cours d’une interview, une assistante sociale confie à l’auditeur qu’elle perd beaucoup de temps lors de ses déplacements sur le terrain. Il y a des attentes entre les rendez-vous, des pertes de temps à la recherche des adresses des candidates, etc.

Une piste de réflexion est identifiée pour optimiser les temps de déplacements et les assistantes sociales proposent dans un premier temps d’évaluer l’ampleur de ces pertes de temps sur deux postes de travail et sur une durée d’un mois. Les résultats de ces enquêtes montrent que les temps perdus sont de l’ordre de 20% des temps passé sur le terrain. Il est donc tout à fait possible d’envisager une optimisation des temps de déplacements en rédigeant sur place une partie des rapports par exemple. D’autres solutions sont proposées et testées. Les assistantes sociales concluent qu’elles pourraient absorber une augmentation de 10% du traitement des demandes à condition de disposer d’un équipement performant. Des investissements dans des téléphones portables, des ordinateurs portables et des GPS ont été consentis pour équiper les véhicules de services.

Qui a dit qu’il n’y a pas d’amélioration de la performance dans le social ?

C’est pas moi !