Audit interne : les pratiques du PDCA.

Postulat : un organisme performant fonctionne selon les quatre phases du PDCA.
Sa mise en œuvre est capitale. Un organisme produit des biens ou des services et il produit POUR des clients (ou bénéficiaires) et en accord avec la réglementation lorsqu’elle existe à propos de ces biens et de ces services. Il doit également satisfaire les exigences économiques inhérentes à son statut. Du profit s’il est dans le secteur privé et de l’économie politique et sociale s’il est dans le public. Les exigences des clients, les contraintes réglementaires et économiques constituent les métas modèles (le « PLAN »). L’organisme travaille pour satisfaire ces finalités (c’est le « DO »). Il faut qu’il dispose d’outils pour mesurer en permanence les écarts entre le « PLAN » et le « DO » c'est-à-dire entre les métas modèles et la réalité. C’est le « CHECK » qui permet via des tableaux de bords et des indicateurs de savoir où l’on en est.
Ensuite et enfin, il faut en permanence tirer profit de l’analyse des écarts montrés par les indicateurs afin d’améliorer la performance des ressources mises en œuvre. C’est le « ACT », autrement dit l’amélioration.

Qu’en est-il du PDCA appliqué aux pratiques d’audits ?
Il y a deux approches qui se complètent et qui sont indissociables.
1- Les auditeurs doivent s’assurer que l’organisme audité travaille selon ce schéma du PDCA. Que l’organisme connait ses métas modèles et qu’il les a traduit en modèles internes, qu’il travaille en accord avec ces contraintes, qu’il mesure les écarts et qu’il engage des actions d’amélioration idoines.
Imaginez un auditeur qui vient chez vous. Toutes les phases de son audit sont planifiées et il les respecte. Il prépare l’audit, il s’entretient avec les employés, il tient une réunion de clôture et il propose des pistes d’amélioration. Hélas, lors de la phase d’entretiens et d’observation, il ne s’intéresse qu’au travail des employés (au « DO »). Il les interroge sur ce qu’ils font sans demander quels sont les modèles, sans s’inquiéter de possibles mesures de performance et sans se soucier d’améliorations envisageables.
- Que faites-vous ?
- Ah, très bien, c’est intéressant, bravo, beau boulot, etc.
Une telle éventualité est impossible car il n’y aurait aucun relevé d’écart et en conséquence pas de piste d’amélioration.

2- Les auditeurs doivent aussi pratiquer le PDCA dans leurs propres activités d’auditeurs. Ils doivent planifier, réaliser l’audit, conclure et générer de l’amélioration.
Imaginons un auditeur qui débarque chez vous sans prévenir, sans planifier son travail. Il conduit ses entretiens selon le PDCA (approche n°1) mais il vous quitte sans réunion de clôture et sans vous communiquer les points forts et les pistes d’amélioration engendrées par les constats observés.

En réalité, il faut les deux, vous l’avez compris. Cependant, si la seconde est une pratique apprise et respectée, elle ne garantit en rien la richesse et le résultat performant d’un audit. Cela, c’est la première qui l’engendre. Et c’est plus dur à apprendre et à pratiquer. Il faut être un expert, comme vous et moi.
Surtout moi !!!