Amélioration : un traitement rapide des problèmes.

Nous sommes environnés de problèmes c’est bien connu et notre travail à tous consiste en un traitement rapide desdits problèmes. Les traitements en question sont essentiellement des actions de type « pompier » et des décisions sont prises dans l’urgence.
Il arrive parfois, souvent même, que nous ne soyons pas capables de trouver seul une solution à un dysfonctionnement. Nous consultons alors quelques collègues et nous décidons ensemble de ce que chacun doit faire pour que les choses s’arrangent un peu.
Nous sommes toujours dans l’action curative n’est-ce pas !
Or, nous constatons que les actions décidées ne sont pas toujours appliquées car à peine ce problème est-il traité qu’un autre vient nous perturber la vie.
Une organisation efficace demandant un peu de rigueur, je suggère cette idée (vue ailleurs) qui permet de ne pas passer aux oubliettes les actions décidées lors de ces réunions de mini crises.
Systématiquement, lorsque plusieurs personnes se réunissent pour traiter un problème, celui qui déclenche cette réunion (informelle le plus souvent), renseigne un document de type A5 (une demi page de bloc 21 X 29.7) dans lequel on note le problème ainsi que les actions décidées, les échéances et le nom de ceux qui s’engagent à les mettre en place. Il s’agit d’un imprimé que l’on remplit en trente secondes.
Ne venez pas me dire que des paperasses vous en remplissez déjà des centaines n'est-ce pas ! Celle-ci est capitale et vous pouvez certainement en éliminer d’autres moins importantes.
Pourquoi je m’énerve moi hein ?
Bref, vous renseignez cet imprimé et vous l’affichez sur un emplacement adéquat jusqu’à ce que toutes les actions décidées aient été mises en œuvre.
Ensuite vous l’archivez dans le dossier des problèmes traités (mais non résolus). Et si ce problème est récurrent, vous le choisirez alors comme un sujet d’action corrective (pour le tuer définitivement (en principe)).
Mais ceci est une autre histoire.