Qualité : revues de direction minute.

Il faut revenir à l’esprit des revues de direction et à leur utilité. Il faut que la direction ait une idée précise de l’efficacité de son système de management de la qualité et décide d’action(s) d’amélioration. Nous sommes dans une logique d’amélioration continue et la revue de direction est la revue au plus haut niveau aussi les actions d’amélioration qui y sont décidées doivent être des améliorations de fond, c'est-à-dire majeures. Pour décider de cette (ou de ces) action la direction doit disposer d’une vue globale et synthétique du fonctionnement du système de management de la qualité. Cette synthèse doit être faite à minima sur les thèmes exigés par le référentiel et cités en données d'entrée de la revue. N’oublions pas qu’un manager n’a que peu de temps et qu’il est toujours pressé et si vous le mobilisez une demi journée alors qu’une heure serait largement suffisante, il aura un peu de mal à trouver de l’intérêt à ces revues. En conséquence, il faut vous efforcer de synthétiser les résultats de la période écoulée pour chacune des rubriques (audits internes, retours d’information des clients, processus, etc.) en une seule page. Les revues de direction se font souvent (et c’est une bonne pratique) avec projection d’un diaporama. En conséquence, prévoyez une seule diapositive par rubrique. Cette diapositive récapitulera un ou deux points faibles et un ou deux points forts montrés dans le thème exposé. Par exemple deux points faibles qui ressortent de l’ensemble des audits réalisés pendant la période écoulée. Il n’est pas utile de refaire l’historique et les conclusions de tous les audits. Ce sera pareil pour les actions correctives et préventives. Inutile de faire l’inventaire détaillé de toutes les actions. Montrez plutôt une synthèse de la dynamique d’amélioration. Nombre d’actions engagées, délais moyen de mise en œuvre, etc. avec toujours un point fort et un point faible (deux au plus).
Ce diaporama, vous le transmettrez à l’avance à la direction et à l’encadrement s’il est présent aux revues (une semaine avant) afin que les participants viennent avec une idée de ce qui va bien et de ce qui va moins bien. L’action d’amélioration qui sera alors proposée en fin de revue ne prendra que quelques minutes de réflexion et vous pourrez boucler la revue dans un espace temps d’une heure.
C’est difficile de faire simple, tous les bons organisateurs vous le diront.