Les indicateurs de suivi budgétaire.

Devinette : Quoi de plus idiot qu’un indicateur de suivi budgétaire ?
- Deux indicateurs de suivi budgétaire me dites-vous ?
Non, c’est un indicateur de suivi budgétaire qui serait le seul indicateur de performance d’un processus ou d’une fonction.
Or il s’avère que cette situation est assez fréquente. Elle se pratique couramment dans de nombreux organismes et notamment dans des services publics ou des collectivités. Bien entendu, il est nécessaire de suivre les dépenses de ces établissements en regard des budgets prévisionnels. Je suis un peu provocateur avec mon entrée en matière mais il faut clamer haut et fort que cette méthode (le suivi des dépenses) n’est absolument pas une mesure d’efficacité pertinente.
- Le suivi des dépenses est indispensable, me dites-vous ?
Bien entendu et vous avez raison, mais je viens de vous dire que cela ne donne aucune information sur la performance de l’entité en question. Vous n’écoutez pas comme d’habitude.
Je vais essayer de démontrer cette affirmation avec un exemple.
Imaginons que j’alloue une somme d’argent (un budget) à mon fils et qu’il m’annonce par la suite qu’il a tout dépensé, cela signifie-t-il qu’il utilisé ces fonds intelligemment ?
Oui bien sûr puisque c’est mon fils mais si c’était le vôtre ?
Hein ? Que dites-vous ?
- Il est surdoué aussi ?
Bon alors prenons le fils de n’importe qui pour la démonstration.
Je répète la question : ce rejeton normal d’individu normal a-t-il utilisé cet argent intelligemment ?
- Non bien entendu !
Vous avez parfaitement raison car nous ne savons pas quels achats il a effectués. Nous ne savons pas s’il a fait preuve de discernement, d’économie, de pertinence bref de performance.
- Dans un budget, il y a des lignes ou des thèmes de dépense qui sont prévus, me dites-vous ?
Vous suggérez qu’il faudrait donner à ce fils d’inconnu une liste de thèmes de dépenses (par exemple cinéma, voyages, informatique, lecture, etc.) avec une prévision de somme à dépenser dans chaque rubrique ?
Oui cela affinerait ce suivi mais ne donnerait toujours pas d’indication sur la performance de la dépense.
Imaginons, dans ce cas de figure, que le budget cinéma prévoit une dépense mensuelle de 50 euros. Que direz-vous alors si cet anonyme enfant de personne a dépensé les 50 euros ? Direz-vous qu’il est intelligent dans la gestion de son argent ?
Même s’il s’est forcé à visionner des films qui ne lui plaisaient pas pour dépenser l’argent prévu ?
Vous suggérez qu’il aurait pu faire des transferts entre thèmes, acheter plus de bouquins par exemple ?
C’est une possibilité mais si les bouquins en question ne représentent pas un intérêt pour lui, faut-il absolument qu’il dépense l’argent prévu.
Ce n’est pas être idiot que de ne pas gaspiller l’argent. Que de le garder pour une opportunité future, une occasion qui n’était pas prévue au budget. Ne pas tout prévoir ce qui se passera dans le mois ou l’année qui viennent n’est pas une tare non plus n’est-ce pas ? Nous ne sommes pas des devins. Il y a des événements imprévisibles des problèmes auxquels nous ne nous étions pas préparés.
En résumé un suivi budgétaire est un indicateur de correction de trajectoire et absolument pas un indicateur de résultat.
Bien entendu si l’objectif du garçon est de se faire plaisir, inutile de lui casser les pieds à mesurer quoi que ce soit. Cela ne sert à rien. Il achète ce qu’il veut et quand il n’a plus d’argent, il attend le mois suivant.
En revanche si vous avez une mission à remplir et que vous planifiez les moyens qui sont nécessaires à l’accomplissement de cette mission, vous devrez regarder de très près vos dépenses afin de réagir en cas de problème. Vous dépensez avec parcimonie et vous réagissez en cas d’écart. C’est un des rôles du manager.
Imaginons pour conclure que l’on vous demande de réaliser un reportage sur la vie des cancrelats tasmaniens pour un magazine d’entomologie et que vous reveniez de cette aventure en ayant dépensé scrupuleusement les fonds qui vous étaient alloués (déplacements, hôtels, restaurants, matériels, etc.) mais sans aucun texte ni photos ni aucune information sur l’objet de votre mission.
Vous attendrez-vous à être félicité pour votre intègre, scrupuleuse, pointilleuse, exigeante, stricte, honnête, juste bref, en un mot impeccable gestion budgétaire ?

Bon !

Chiffonnant, non ?