Pourquoi j’aime les revues de processus mensuelles.

La norme ISO 9001 n’exige pas de revue de processus mais cette pratique devient d’un usage courant. Nombre d'organismes réalisent des revues de processus mais souvent, les intéressés se demandent ce qu’on peut bien y faire et ce que l’on doit en tirer. Il y a autant d’écoles de revues que d’organisations. Ma préférence, qui a évolué dans le temps, se porte aujourd'hui plutôt vers des revues mensuelles très courtes. Je sais que l’on pratique encore un peu partout des fréquences annuelles ou bisannuelles parce que tout le monde a compris que les revues de processus alimentent les revues de direction. C’est la raison pour laquelle les cycles de ces deux types de revues sont identiques, l’une (processus) précédant l’autre (direction).
D’une manière générale (ce qui n’est pas une nécessité), le terme de revue implique la notion de réunion. Autrement dit une revue de processus réunit tout ou partie des acteurs d’un processus et leur demande des bilans sur la période écoulée. Personnellement, je ne suis pas un fanatique de la réunion mais comme c’est un mal nécessaire, il faut essayer de les rendre performantes. En ce qui concerne les réunions institutionnelles, celles qui sont planifiées dans un calendrier, je les préfère courtes et fréquentes plutôt que longues et rares.
D’abord parce courtes, elles obligent à plus de ponctualité. Si l’on tient une réunion de quinze minutes, un retard de cinq minutes au démarrage mange un tiers du temps imparti. Alors que le même retard sur une réunion de deux heures ne gâche que cinq pour cent du temps et de ce fait donne à penser qu’un retard n’est pas important.
Ensuite parce courtes, elles obligent à une efficacité et à un ordre du jour restreint à l’essentiel.
Les revues de processus que j’aime montrent un ordre du jour très succinct. Elles se préoccupent de la performance du processus pour la période écoulée à travers des réponses à trois questions :
- Quel est l’écart entre les résultats ou les activités prévues et planifiées et les résultats ou activités réalisées ?
Il s’agit d’évaluer l’efficacité et l’efficience du processus et d’expliquer les actions corrective mises en œuvre lorsque nécessaire (si écart).

- Quels ont été les problèmes (non conformités, dysfonctionnements, etc.) enregistrés au cours de la période écoulée ?
Il s’agit d’identifier les sources de non performance afin de disposer d’un potentiel d’amélioration.

- Quelles ont été les actions d’amélioration engagées et où en sont celles qui ont été engagées lors des périodes précédentes ?
Il s’agit d’évaluer la dynamique de l’amélioration dans le processus en question.

Ces trois questions peuvent être le minima obligé pour mener à bien une revue de processus et dans ce cas précis, on voit bien qu’une heure c’est même un peu long.