Audit interne : la recherche de modèles lors des entretiens avec l'encadrement.

Lors des entretiens avec l’encadrement (membres de la direction, agents de maitrise, chefs de services, pilotes de processus, etc.), il est utile d’identifier des modèles non documentés. Je m’explique pour ceux qui pensent encore que l’on doit avoir des procédures partout. Il arrive souvent que des activités ne soient pas modélisées à travers des protocoles, modes opératoires ou autres procédures. C’est en principe - et c’est très heureux - la tendance actuelle dans certains milieux évolués.

Bref, lorsque l’on s'entretient avec des employés, des agents, des opérateurs, nous ne disposons pas toujours de modèle formel. Il faut donc nous référer à des règles orales qui nous ont été présentées par ceux qui exercent des fonctions d’encadrement. Ils nous donnent des modèles qui doivent être respectés par les membres de leurs équipes.

Par exemple et pour être plus clair - car j’en vois certains qui ouvrent des yeux effarés - un responsable d’atelier peut donc dire :

-          - Ici, l’autocontrôle est de règle.

Il n’y a pas de procédure mais c’est une pratique qui doit être mise en œuvre puisque le chef nous l’explique.

Pareil pour une activité de bureau :

-          - Les dossiers ne sont pas consultables librement. Il faut s’adresser à la secrétaire.

Nous pourrons nous assurer qu’elles sont mises en œuvre lors des entretiens avec les personnels concernés.

Une petite dernière chose : comment recueillir ces modèles ?

Hé bien, nous poserons aux chefs des questions telles que :

- Quelles sont les règles de contrôles ?

- Quelles sont les pratiques de contrôles ?  

- Quelles sont les règles de consultations des dossiers ?

Etc.

Avez-vous d’autres questions ?