La logique processus appliquée aux réunions

Sais-tu que la logique processus peut être appliquée à nombre d’activités pour en améliorer l’efficacité ? Tiens par exemple les réunions qui ne sont pas toujours des modèles d’organisation. Demande-toi quelles sont les données de sorties attendues par tes clients (ce sont les participants mais aussi d’autres entités concernées par le thème abordé (services, personnes, etc.)), puis, par conséquent, quelles sont les données d'entrée (les éléments nécessaires pour produire les données de sortie attendues). Cela te permettra de préparer l’ordre du jour. Les données de sortie peuvent être des décisions, des problèmes résolus ou correctement posés, des personnes informées, etc. Il est également intéressant de se demander quels résultats tu attends ensuite de l’utilisation de ces données de sortie par tes clients (les clients de la réunion) c'est-à-dire des effets espérés suite à la réunion. Cela te parait compliqué mais comme tu y passes ta vie (en réunion) ça vaut peut-être le coup d’y réfléchir en termes d’améliorations possibles.

Ah j’oubliais : pense aussi de temps en temps à évaluer le niveau de satisfaction de tes clients. Tu leur demandes simplement (de manière anonyme cela va sans dire) s’il ont le sentiment d’avoir perdu leur temps ou si, au contraire, ce temps passé en réunion leur a été utile pour leur propre boulot.

C'est pas la peine ?

Bah, tu fais comme tu veux !

    

    

La performance dans les services publics (Saison 13)

Le problème majeur qui nuit à la mise en place d’une dynamique d’amélioration est le classique manque de temps. Je ne citerai pas – une fois n’est pas coutume – ma chère grand-mère car elle ne connaissait pas Edgar Morin et celui-ci disait en substance :

« Ne pas sacrifier l’essentiel à l’urgence mais obéir à l’urgence de l’essentiel ».

Il n’y a donc pas cinquante solutions. Si l’on considère que l’amélioration permanente est essentielle il faut qu’elle fasse l’objet d’une organisation institutionnelle c'est-à-dire pérenne autrement dit, par exemple, qu’elle soit inscrite dans l’emploi du temps hebdomadaire et c’est le cas du QRQC. 

Il peut y avoir plusieurs pratiques mais celle qui suit en est une. 

On décide d’éradiquer un problème chaque semaine. 

Pour cela deux réunions sont tenues régulièrement, la première le mardi (45 mn) et la seconde le jeudi (30 mn). Le problème choisi (tu verras comment par la suite) est étudié par un responsable qui recueille de l’information (le produit, les conditions de production, la matière, etc.). 

A la réunion du mardi, qui compte des représentant des fonctions principales et un ou deux invités concernés par le sujet, le responsable présente le problème (15 mn), ensuite les participants identifient les causes probables (15 mn) puis décident d’un plan d’action (15 mn).

A la réunion du jeudi, le responsable fait le point sur les actions décidées le mardi et sur celles des semaines précédentes lorsque le problème n’est pas encore tout à fait résolu (15 mn) puis le groupe choisit le sujet du mardi suivant (une réclamation client ou une non-conformité).

A cette réunion, le patron de l’entreprise est présent (ce qui est capital).

Ça t’épate hein, car chez toi tu participes à des réunions de trois heures au cours desquelles il ne se passe pas grand-chose.

Ça occupe tes chefs.

Management : le "rien faire", une qualité de chef.

Hé bien nous voilà de retour pour de nouvelles aventures deumilkinzièmes. 

Bien entendu, je nous souhaite une belle nouvelle année et je te propose, en guise d'introduction, un petit retour dans le passé. 

Dans les temps jadis, quand je travaillais en usine, j’ai eu deux patrons successifs qui avaient un point commun, celui de ne pas s’occuper du quotidien. Leurs bureaux étaient absolument vides de tout dossier et de toute paperasse. Pour les affaires de routines, ils n’exerçaient aucun contrôle et n’intervenaient que si un problème était constaté à propos de nos activités ou si nous avions besoin d’un conseil.

Pour les activités en mode projet (études par exemple), ils confiaient la mission à l’un d’entre nous avec une échéance et deux jours avant ladite, ils prenaient de nos nouvelles et validaient le boulot.

Pour nous, c’était un apprentissage de l’indépendance et de la prise de responsabilité et pour eux, la possibilité de réfléchir au futur et de tirer des plans sur la comète. Il avaient la tête dans les lendemains.

Conséquence collatérale de cette manière de fonctionner : ils étaient toujours disponibles.

Et toi, comment fonctionne ton propre chef ? 

Est-il toujours en réunion ? 

As-tu la possibilité de faire ton boulot sans qu’il soit constamment en train de regarder par-dessus ton épaule ?
 Corrige-t-il toujours ta prose en changeant ta façon d’écrire parce que ton style n’est pas à son gout ? 

Est-il souvent en désaccord avec tes conclusions quand il te confie un boulot ? 

Te laisse-t-il prendre quelques décisions sans que tu lui demandes sa permission ? 

Peux-tu lui parler autrement qu’entre deux portes ou dans le couloir entre deux réunions ?

J’arrête ? 

Bon d’accord !